Sebuah artikel yang menarik dari Pak Wie Tjung Sudarma, Head of Recruitment & Placement Specialist PT Astra International, Tbk. Sengaja saya publikasikan dalam blog ini agar dapat dibaca sewaktu-waktu saya membutuhkan "pengingat" dalam melakukan kegiatan sehari-hari. Maklum, saya termasuk orang yang sangat moody dan bisa dibilang sangat susah melakukan apa yang sudah ada dalam to-do-list saya. Semoga bermanfaat pula bagi kalian yang membuka blog saya dan membaca posting ini :)
Mungkin saudara sering mendengar teman-teman
atau mungkin saudara sendiri mengalami kekurangan waktu. Sehingga tidak
dapat menyelesaikan apa yang telah direncanakan/dijadwalkan, sesuai
dengan yang diharapkan. Mengapa hal ini dihadapi oleh banyak orang.
Apakah memang waktunya kurang ? Bila kita dan banyak orang mengalami
masalah dengan kekurangan waktu, tetapi mengapa ada orang-orang
tertentu yang memiliki jabatan penting dan kegiatan sangat banyak,
tetapi justru dapat menyelesaikan semua tugas dan tanggung jawab
utamanya dalam waktu yang tersedia, yaitu 24 jam.
Pasti ada sesuatu yang berbeda antara orang penting dan sibuk tetapi dapat menyelesaikan semua tugas dan tanggung jawab utamanya. Dibandingkan dengan mahasiswa yang tidak dapat menyelesaikan tugas utamanya pada waktu yang tersedia.
Dari beberapa artikel yang sempat saya baca dan dari beberapa diskusi yang pernah penulis lakukan. Saya menyimpulkan bahwa, keberhasilan orang sibuk dan penting tersebut menyelesaikan tugas-tugas utamanya adalah karena 2 hal, yaitu : pertama adalah karena kemampuan orang sibuk tersebut mengelola waktu dengan baik; Kedua, adalah bagaimana ybs mendelegasikan tugas-tugasnya.
Pada kesempatan ini, saya sengaja membatasi hanya menyinggung hal yang pertama saja, yaitu bagaimana mengelola waktu sehingga dapat menyelesaikan semua tugas penting (yang berkait dengan cita-cita/tujuan hidup) dengan menggunakan waktu yang tersedia.
Sebelum kita mulai membahas tentang pengelolaan waktu, saya berharap kita melihat terlebih dahulu hal berikut :
- Manusia dalam berperilaku, selalu merupakan hasil dari pilihannya.
Contoh : Saat saudara bangun pagi, saudara punya pilihan untuk langsung bangun, untuk kemudian sikat gigi, mandi, sarapan dan berangkat kuliah. Atau saudara bisa bermalas-malasan dahulu di tempat tidur sampai melihat berita pagi di TV, kemudian sarapan. Lalu mandi, sikat gigi dan berangkat ke kampus. Atau Bangun tidur tanpa mandi, kemudian berangkat ke kampus, dengan rencana mandi, sikat gigi dan sarapan di kampus.
Saya ingin menunjukkan pada saudara bahwa saudara dalam berperilaku, melakukan pilihan-pilihan yang dilakukan secara sadar atau tidak sadar. Dimana pilihan perilaku terhadap stimulus yang sama cenderung berulang, sehingga membentuk suatu pola tertentu, yang kemudian kita kenal dengan kebiasaan
- Dalam melakukan pilihan, saudara memiliki kebebasan penuh
Contoh : Seperti saat bangun pagi pada contoh di atas. Saudara bebas memilih perilaku apa saja, dan saudara bisa memulai yang mana saja. Walaupun orang tua saudara sudah mengingatkan untuk sarapan dahulu sebelum berangkat ke kampus, bisa saja saudara memutuskan untuk sarapan di kampus atau tidak sarapan sama sekali.
Sebenarnya saya ingin menekankan bahwa saudara memiliki kebebasan untuk berperilaku apa saja tanpa ada yang bisa memaksa atau melarang.
- Perilaku saudara dipengaruhi oleh pengalaman masa lalu, hasil apa yang saudara dapat dengan perilaku tersebut dan kebutuhan yang ada pada saudara saat ini
Contoh : Bila saudara pernah punya pengalaman tidak enak dengan tidak sarapan pagi. Misalkan, karena tidak sarapan pagi maka saudara sakit perut di kampus. Saudara pernah beberapa kali mengalami hal ini. Dan saudara merasakan ketidaknyamanan karena masuk angin tersebut. Maka dapat dipastikan bahwa saudara akan mengupayakan untuk selalu sarapan pagi sebelum berangkat kampus. Bisa sarapan di rumah, di jalan atau di kampus.
Bila kita sudah sepakat dengan hal tersebut di atas, maka akan lebih mudah bagi saudara dalam mengelola apa yang harus dilakukan.
Sekarang, lakukan beberapa langkah berikut, sehingga nantinya saudara akan lebih mudah dalam melakukan pemilihan perilaku :
1. Identifikasi apa tujuan hidup (cita-cita) saudara
Identifikasi semua hal yang ingin saudara capai dalam hidup ini. Lalu tetapkan urutannya dari yang paling ingin saudara capai, sampai dengan yang paling kemudian. Yang paling ingin saudara capai berikan nomor urut satu, demikian seterusnya. Dari sedemikian banyak tujuan hidup yang ingin saudara capai, ambil maksimum 5 yang teratas sebagai tujuan hidup (cita-cita) saudara.
2. Identifikasi semua kegiatan yang saudara lakukan selama ini.
Pasti ada sesuatu yang berbeda antara orang penting dan sibuk tetapi dapat menyelesaikan semua tugas dan tanggung jawab utamanya. Dibandingkan dengan mahasiswa yang tidak dapat menyelesaikan tugas utamanya pada waktu yang tersedia.
Dari beberapa artikel yang sempat saya baca dan dari beberapa diskusi yang pernah penulis lakukan. Saya menyimpulkan bahwa, keberhasilan orang sibuk dan penting tersebut menyelesaikan tugas-tugas utamanya adalah karena 2 hal, yaitu : pertama adalah karena kemampuan orang sibuk tersebut mengelola waktu dengan baik; Kedua, adalah bagaimana ybs mendelegasikan tugas-tugasnya.
Pada kesempatan ini, saya sengaja membatasi hanya menyinggung hal yang pertama saja, yaitu bagaimana mengelola waktu sehingga dapat menyelesaikan semua tugas penting (yang berkait dengan cita-cita/tujuan hidup) dengan menggunakan waktu yang tersedia.
Sebelum kita mulai membahas tentang pengelolaan waktu, saya berharap kita melihat terlebih dahulu hal berikut :
- Manusia dalam berperilaku, selalu merupakan hasil dari pilihannya.
Contoh : Saat saudara bangun pagi, saudara punya pilihan untuk langsung bangun, untuk kemudian sikat gigi, mandi, sarapan dan berangkat kuliah. Atau saudara bisa bermalas-malasan dahulu di tempat tidur sampai melihat berita pagi di TV, kemudian sarapan. Lalu mandi, sikat gigi dan berangkat ke kampus. Atau Bangun tidur tanpa mandi, kemudian berangkat ke kampus, dengan rencana mandi, sikat gigi dan sarapan di kampus.
Saya ingin menunjukkan pada saudara bahwa saudara dalam berperilaku, melakukan pilihan-pilihan yang dilakukan secara sadar atau tidak sadar. Dimana pilihan perilaku terhadap stimulus yang sama cenderung berulang, sehingga membentuk suatu pola tertentu, yang kemudian kita kenal dengan kebiasaan
- Dalam melakukan pilihan, saudara memiliki kebebasan penuh
Contoh : Seperti saat bangun pagi pada contoh di atas. Saudara bebas memilih perilaku apa saja, dan saudara bisa memulai yang mana saja. Walaupun orang tua saudara sudah mengingatkan untuk sarapan dahulu sebelum berangkat ke kampus, bisa saja saudara memutuskan untuk sarapan di kampus atau tidak sarapan sama sekali.
Sebenarnya saya ingin menekankan bahwa saudara memiliki kebebasan untuk berperilaku apa saja tanpa ada yang bisa memaksa atau melarang.
- Perilaku saudara dipengaruhi oleh pengalaman masa lalu, hasil apa yang saudara dapat dengan perilaku tersebut dan kebutuhan yang ada pada saudara saat ini
Contoh : Bila saudara pernah punya pengalaman tidak enak dengan tidak sarapan pagi. Misalkan, karena tidak sarapan pagi maka saudara sakit perut di kampus. Saudara pernah beberapa kali mengalami hal ini. Dan saudara merasakan ketidaknyamanan karena masuk angin tersebut. Maka dapat dipastikan bahwa saudara akan mengupayakan untuk selalu sarapan pagi sebelum berangkat kampus. Bisa sarapan di rumah, di jalan atau di kampus.
Bila kita sudah sepakat dengan hal tersebut di atas, maka akan lebih mudah bagi saudara dalam mengelola apa yang harus dilakukan.
Sekarang, lakukan beberapa langkah berikut, sehingga nantinya saudara akan lebih mudah dalam melakukan pemilihan perilaku :
1. Identifikasi apa tujuan hidup (cita-cita) saudara
Identifikasi semua hal yang ingin saudara capai dalam hidup ini. Lalu tetapkan urutannya dari yang paling ingin saudara capai, sampai dengan yang paling kemudian. Yang paling ingin saudara capai berikan nomor urut satu, demikian seterusnya. Dari sedemikian banyak tujuan hidup yang ingin saudara capai, ambil maksimum 5 yang teratas sebagai tujuan hidup (cita-cita) saudara.
2. Identifikasi semua kegiatan yang saudara lakukan selama ini.
Yang memakan waktu 24 jam sehari dan 7 hari
seminggu yang saudara punya. Lihat kegiatan rutin dan tidak rutin
(berkala) yang ada. Termasuk waktu untuk makan, tidur, perjalanan, mandi
& berias, menunggu, dan juga waktu main games atau
bermalas-malasan, dll.
Setelah di dapat kegiatan tersebut, buat perkiraan tentang berapa jam diperlukan untuk masing-masing kegiatan.
3. Buat matriks untuk kedua hal di atas.
Beri tanda silang pada sel yang merupakan irisan dari cita-cita saudara dengan kegiatan yang saudara lakukan.
4. Hitung berapa waktu yang saudara habiskan untuk kegiatan-kegiatan yang tidak berhubungan secara langsung dengan tujuan hidup saudara.
Periksa keseimbangan pengalokasian waktu yang ada, apakah waktu saudara terlalu banyak pada kegiatan-kegiatan yang menyokong pencapaian cita-cita yang satu dari pada yang lainnya. Apabila memang terjadi ketidakseimbangan pengalokasian waktu, maka saudara harus merencanakan pengalokasian yang lebih berimbang.
Apabila saudara sudah mengatur sedemikian rupa sehingga komposisi pengalokasian waktunya sudah berimbang, maka langkah berikut adalah bagaimana saudara dapat mendisiplin diri dalam melakukan kegiatan. Bila saudara ingin agar dapat menghabiskan waktu secara efektif untuk mencapai tujuan hidup saudara, maka saudara perlu merencanakan hari yang akan saudara jalani setiap harinya.
Langkahnya sbb :
1. Alokasikan (secara tertulis) minimal 40% dari waktu saudara setiap hari untuk melakukan kegiatan yang berkaitan secara langsung dengan 5 cita-cita saudara yang teratas tadi.
2. Evaluasi setiap hari, tentang penyimpangan yang terjadi dan buat rencana perbaikan (secara tertulis)
3. Jangan menunda-nunda kegiatan tertentu dan usahakan agar saudara bisa ‘self starter’
4. Bila saudara mulai kehabisan energi/lelah, bayangkan 5 cita-cita yang sangat ingin saudara capai tersebut. Mudah-mudahan saudara akan mendapatkan tambahan ‘energi baru’
5. Bila langkah keempat tersebut di atas tidak membuat saudara bersemangat. Maka saudara harus meninjau ulang dari awal lagi, apakah benar kelima cita-cita tersebut adalah hal yang sangat saudara inginkan.
Demikian cara sederhana yang dapat saya sampaikan untuk dapat mengelola waktu secara efektif untuk mencapai tujuan hidup saudara. Jangan pernah menyerah, orang yang sangat berhasil pun pernah gagal. Jadi jangan takut untuk gagal, yang penting saudara terus tekun untuk memperbaiki diri dan bergerak ke arah cita-cita yang saudara idamkan tersebut. Tetap berusaha dan SEMANGAT.
Salam,
wietjung
Setelah di dapat kegiatan tersebut, buat perkiraan tentang berapa jam diperlukan untuk masing-masing kegiatan.
3. Buat matriks untuk kedua hal di atas.
Beri tanda silang pada sel yang merupakan irisan dari cita-cita saudara dengan kegiatan yang saudara lakukan.
4. Hitung berapa waktu yang saudara habiskan untuk kegiatan-kegiatan yang tidak berhubungan secara langsung dengan tujuan hidup saudara.
Periksa keseimbangan pengalokasian waktu yang ada, apakah waktu saudara terlalu banyak pada kegiatan-kegiatan yang menyokong pencapaian cita-cita yang satu dari pada yang lainnya. Apabila memang terjadi ketidakseimbangan pengalokasian waktu, maka saudara harus merencanakan pengalokasian yang lebih berimbang.
Apabila saudara sudah mengatur sedemikian rupa sehingga komposisi pengalokasian waktunya sudah berimbang, maka langkah berikut adalah bagaimana saudara dapat mendisiplin diri dalam melakukan kegiatan. Bila saudara ingin agar dapat menghabiskan waktu secara efektif untuk mencapai tujuan hidup saudara, maka saudara perlu merencanakan hari yang akan saudara jalani setiap harinya.
Langkahnya sbb :
1. Alokasikan (secara tertulis) minimal 40% dari waktu saudara setiap hari untuk melakukan kegiatan yang berkaitan secara langsung dengan 5 cita-cita saudara yang teratas tadi.
2. Evaluasi setiap hari, tentang penyimpangan yang terjadi dan buat rencana perbaikan (secara tertulis)
3. Jangan menunda-nunda kegiatan tertentu dan usahakan agar saudara bisa ‘self starter’
4. Bila saudara mulai kehabisan energi/lelah, bayangkan 5 cita-cita yang sangat ingin saudara capai tersebut. Mudah-mudahan saudara akan mendapatkan tambahan ‘energi baru’
5. Bila langkah keempat tersebut di atas tidak membuat saudara bersemangat. Maka saudara harus meninjau ulang dari awal lagi, apakah benar kelima cita-cita tersebut adalah hal yang sangat saudara inginkan.
Demikian cara sederhana yang dapat saya sampaikan untuk dapat mengelola waktu secara efektif untuk mencapai tujuan hidup saudara. Jangan pernah menyerah, orang yang sangat berhasil pun pernah gagal. Jadi jangan takut untuk gagal, yang penting saudara terus tekun untuk memperbaiki diri dan bergerak ke arah cita-cita yang saudara idamkan tersebut. Tetap berusaha dan SEMANGAT.
Salam,
wietjung
